Instrukce pro vystavovatele

Důležité termíny

Standardní montáž expozic

Pondělí 8. září                                      08.00 – 22.00    Montáž expozic

Úterý 9. září                                           08.00 – 20.00    Montáž expozic

(Vystavovatelé si mohou své stánky realizované společností THEMA: EXHIBITIONS s.r.o. převzít mezi 13:00 a 19:00. Doporučujeme dorazit co nejdříve, aby předání stánku proběhlo bez komplikací.)

Předčasná montáž (pouze po schválení)

Stánky nad 100 m²: 7. září 2025 (neděle), 12:00–20:00
Stánky nad 50 m²: 7. září 2025 (neděle), 16:00–20:00
Stánky do 50 m²: standardní montážní časy viz výše

Žádost o předčasnou montáž zašlete na: Andreu Bartošovou andrea@thema-exhibitions.com

(Oficiální deadline byl 5. srpna, proto žádosti již nyní nemusí být vyhověno.)

V žádosti uveďte:

• Název firmy
• Číslo expozice
• Rozsah montáže a důvod žádosti
• Kontaktní osobu na místě

Organizátor si vyhrazuje právo upřednostnit expozice, které objektivně vyžadují delší čas na výstavbu.

Otevírací doba výstavy

Středa 10. září      07.30 – 19.00

Oficiální část programu konference probíhá od 08:00 do 19:00. Oficiální zahájení se uskuteční na stánku České silniční společnosti od 13:10 do 13:20. Od 19:30 začíná společenský večer v 1. patře pavilonu E, nicméně výstavní zóna zůstává otevřena souběžně s tímto večerem až do 01:00.

Čtvrtek 11. září      08.00 – 14.00

Likvidace expozic

Čtvrtek 11. září                 15.30 – 22.00 Demontáž expozic

Pátek 12. září                    08.00 – 17.00 Demontáž expozic

Místo konání

VÝSTAVIŠTĚ BRNO
Výstaviště 405/1
603 00 Brno
Pavilon E

Schéma výstaviště v pdf. ›

Montáž a demontáž výstavy

Předání expozic, montáž a demontáž

Vnitřní doprovodná výstava Silniční konference bude probíhat v přízemním prostoru pavilonu E a venkovní výstava mezi pavilony B a C.

Během montáže a demontáže lze vstupovat bez nutnosti registrace. Mimo tuto dobu je prostor střežen a není dovolen vstup.

Oficiálním kontraktorem pro výstavbu expozic na veletrhu je společnost THEMA: EXHIBITIONS s.r.o. V rámci svých služeb nabízí kompletní zajištění realizačních prací.

Schválení expozice je vyžadováno od všech vystavovatelů, kteří nevyužívají služby společnosti THEMA: EXHIBITIONS s.r.o. Maximální povolená výška expozice je 4,00 m. Reálná výška stropu v pavilonu je přibližně 4,40 m, avšak z důvodu bezpečnostních a technických omezení žádáme, aby konstrukce byly plánovány s dostatečnou rezervou.

Komunikace mezi expozicemi musí zůstat po celou dobu montáže a demontáže průjezdné. Vystavovatel odpovídá za odvoz veškerého materiálu z areálu výstaviště do data skončení demontáže, tj. 12. září 2025 do 17.00 hod. Náklady, které vzniknou Organizátorovi Silniční konference s neodvezeným materiálem, budou Vystavovateli vyfakturovány dle skutečnosti. Za odvoz a likvidaci materiálu odpovídá plně Vystavovatel.

Doprava materiálu na a z pavilonu E a venkovních ploch, včetně parkování

Vstup do areálu bude umožněn pouze vozidlům s platným povolením vjezdu, které bude vystavovatelům zasláno spolu s organizačními pokyny. Povolení je nutné řádně vyplnit a umístit na viditelné místo v automobilu.

Návoz/odvoz materiálu – vnitřní expozice pavilon E

• Návoz a odvoz materiálu pro stavbu a demontáž expozic probíhá v oficiálních časech montáže a demontáže přes bránu č. 4
• Materiál pro vnitřní expozice v pavilonu E je možné vykládat:
  – z pravé boční části pavilonu E,
  -nebo ze zadní části pavilonu E.

V těchto místech je vyhrazený prostor pro montážní firmy.

Po vyložení je nutné vozidla okamžitě přeparkovat na vyhrazené bezplatné parkoviště VP A, které je k dispozici po celou dobu montáže/demontáže, aby nedocházelo k blokování přístupu pro ostatní vystavovatele.

Návoz/odvoz materiálu – venkovní expozice

Materiál pro venkovní expozice bude vykládán v daných oblastech oficiálního umístění.

Důležitá upozornění

·       Po dobu montáže a demontáže nesmí žádné vozidlo zůstat přes noc zaparkované v areálu.

·       Po skončení montážních/demontážních prací je nutné vozidla odvézt mimo areál.

·       Vozidla ponechaná přes noc budou odtažena na náklady majitele.

·       V případě potřeby můžete využít nejbližší zastřešené parkoviště EXPOPARKING, kde maximální povolená výška vozidla pro vjezd je 2,50 m.

Koordinace vykládky/nakládky

Dohled nad plynulostí návozu a vykládky bude zajištěn, aby vše probíhalo hladce a bez zdržování.

Pokud potřebujete zajistit vykládku, nakládku nebo uskladnění prázdných obalů, obraťte se na některého z oficiálních partnerů: KÜHNE + NAGEL spol. s r.o. nebo IMMIX spol. s r.o.

Průběh výstavy

Přístup na výstavu je umožněn pouze řádně registrovaným účastníkům konference, tzv. vystavovatelům nebo delegátům.

REGISTRACE VYSTAVOVATELŮ

Úterý, 9. září – PŘEDREGISTRACE, 13.00 – 18.00

Středa, 10. září – REGISTRACE,        07.30 – 15.00

• Registrace se nachází v přízemí pavilonu E, přímo u hlavního vstupu. Vystavovatelé mají samostatnou registraci.
• Visačka bude vydána na jméno a společnost, za kterou je dotyčná osoba přihlášena.
•  Vystavovatel obdrží visačku, která v případě doobjednávek občerstvení a společenského včera, bude viditelně označena pro vstup na příslušná místa

JE NEZBYTNÉ, ABY OBSLUHA STÁNKU NOSILA VISAČKY VIDITELNĚ BĚHEM CELÉ DOBY SVÉ PŘÍTOMNOSTI NA KONFERENCI. VISAČKA OPRAVŇUJE KE VSTUPU NA VÝSTAVU (NE NA KONFERENČNÍ PROGRAM), V PŘÍPADĚ DOOBJEDNÁVKY OBĚDŮ A COFFEE BREAKŮ KE VSTUPU DO CATERINGOVÉ ZÓNY A V PŘÍPADĚ DOOBJEDNÁVKY SPOLEČENSKÉHO VEČERA KE VSTUPU NA EVENT.

REGISTRACE DELEGÁTŮ

Úterý, 9. září – PŘEDREGISTRACE, 13.00 – 18.00

Středa, 10. září  – REGISTRACE,       07.30 – 20.00

Čtvrtek, 11. září – REGISTRACE,      08.00 – 13.00

• Registrace se nachází v přízemí pavilonu E, přímo u hlavního vstupu.
• Delegáti jsou řazeni podle počátečních písmen příjmení. Registrační pulty budou označeny příslušnými písmeny.
• Visačka bude vydaná na jméno delegáta a společnost, za kterou je dotyčná osoba přihlášena.
• Delegát obdrží visačku včetně tašky s materiály (či poukazem na tašku s materiály).
• Visačka delegáta také slouží jako vstupenka na společenský večer 10. září.

JE NEZBYTNÉ, ABY VŠICHNI DELEGÁTI NOSILI VISAČKU VIDITELNĚ BĚHEM CELÉ DOBY SVÉ PŘÍTOMNOSTI NA KONFERENCI. VISAČKA OPRAVŇUJE KE VSTUPU DO VŠECH PROSTOR KONFERENCE I VÝSTAVY A JE TAKÉ POUKÁZKOU NA COFFEE BREAKY, OBĚDY A SPOLEČENSKÝ VEČER.

Doprava a parkování

Parkování pro účastníky Silniční konference je zajištěno na přilehlém parkovišti označeném jako plocha VP A, které se nachází v blízkosti pavilonu E. Příjezd na parkoviště je možný branou č. 4.

Poplatky za parkování (VP A)

Denní sazba činí 200 Kč.

Pro zajištění místa je nutné nahlásit požadavek na parkování přímo na bráně.

Opakovaný vjezd je možný po předložení dokladu o zaplacení parkovného.
Po skončení společenského večera je možné ponechat vozidlo na parkovišti přes noc, avšak i v tomto případě je nutné parkování předem nahlásit.

Pokud plánujete odjet po 2:00 hodině dne 11.9., je nutné využít bránu č. 5. Do té doby bude v provozu standardně brána č. 4.
Na místě je možné platit v hotovosti i platební kartou.

Alternativa pro kratší parkování:
EXPOPARKING – krytá garáž přímo naproti pavilonu E, vedle brány č. 4.
Cena: během akce cca 30 Kč/hod. včetně DPH, platí po celý den i noc (6:00–21:00 a 21:00–6:00).

Doprava MHD

V případě využití městské hromadné dopravy doporučujeme navštívit jízdní řády všech linek na webových stránkách Dopravního podniku města Brna.

U brány č. 4 se nachází zastávka Velodrom, kde staví autobusové linky 44 a 84.

Ostatní informace pro vystavovatele

Elektrické přípojky

Přes noc bude vypnutý proud v rámci celé haly, nicméně poběží 24h lednicové okruhy.
Výběr příkonu je uveden u položek v rámci objednávkového formuláře. (Uzávěrka již proběhla 5.srpna 2025.)

Internetové připojení

V rámci konference je poskytnuto bezplatné internetové připojení. Síť naleznete pod jménem: VIAKONTROL volná konferenční wifi.

Děkujeme za podporu wifi sítě.

Generální a denní úklid

Probíhá po ukončení stavby stánku a následně po každém výstavním dni ve večerních hodinách pokud byl objednán skrze objednávkový formulář. Zahrnuje jedenkrát denně luxování koberce stánku, utření povrchů a vynesení vzniklého odpadu v rámci celého dne. Eventuální požadavky na úklid nad rámec těchto služeb budou doúčtovány zvlášť.

Čerstvý catering a MAKRO sortiment

Čerstvý catering bude formou každodenní donášky dle objednávky mezi 08.30 a 09.00 (výjimka jsou firmy, které si zažádali o jiný časový slot doručení objednávky čerstvého cateringu).

Sortiment z velkoobchodu MAKRO dle objednávky bude doručen na stánek již 8. září.

Konferenční aplikace

V letošním roce je k dispozici opět Konferenční aplikace. Doporučujeme její stažení kvůli aktuálním informacím. Co aplikace obsahuje?

• aktuální program – možnost vytvoření vlastního programu dle vybraných přednášek
• notifikace – budete upozorňováni na změny v programu, zajímavé přednášky a dění průběhu akce,
• sborník ke stažení,
• rozšířené profily partnerů,
• rastr výstavy a mapa sálů,
• networking – vytváření nových obchodních kontaktů,
• seznam účastník,
• online hodnocení, ankety,
• přihlašování na exkurze.

Aplikaci stahujte přes QR kód:

Dohled nad výstavou a bezpečnost

Organizátor výstavy zajišťuje obecnou ostrahu prostoru výstavy mimo otevírací dobu výstavy. V tuto dobu není dovolen vstup do výstavy. Ostraha jednotlivých expozic není zajištěna a je nutné případně tuto službu objednat. Doporučujeme vystavovatelům zajistit svou expozici proti poškození či krádeži – uzamknout cenné objekty v době nepřítomnosti personálu na stánku nebo přes noc.
Výstaviště Brno ani Organizátor výstavy nenesou žádnou odpovědnost za případnou krádež nebo poškození stánku.

Uskladnění prázdných obalů

Žádný odpad nebo prázdné obaly (jako například krabice, přepravky atd.) nesmí být ponechány v postranních uličkách, ani za stánkem. Pokud některý Vystavovatel nebo jeho dodavatel zanechá tyto předměty v těchto prostorách, Organizátor může toto odstranění odpadu vyúčtovat Vystavovateli.

Doporučujeme kontaktovat společnost výše uvedené spediční společnosti ohledně uskladnění prázdných obalů během akce.

Pojištění

Pojištění vystavovaných předmětů, zboží nebo obalů zajistí Vystavovatel. Výstaviště Brno ani Organizátor nenese žádnou zodpovědnost za škody, ztrátu či krádež předmětů nebo ublížení na zdraví. Vystavovatel zodpovídá za náklady na pojištění a záležitosti s tímto spojené.

Upozornění pro vystavovatele

V případě, že stánek přesahuje výšku 2,5 metru, je nezbytné, aby jeho zadní strana byla zakryta bílým materiálem.

Tímto opatřením chceme zajistit jednotný a estetický vzhled výstavní plochy vůči sousedním expozicím.

Protipožární a bezpečnostní předpisy

V prostorách jednotlivých pavilonů je zakázáno kouření a manipulace s ohněm. Kouření je povoleno pouze ve vyznačených prostorách, předem určených požárním a bezpečnostním technikem.

Všechny únikové cesty musí být vždy volné, nesmí být zatarasené žádnými předměty, které by bránily pohybu v případě evakuace. Průchozí ulička mezi řadou stánků musí být alespoň 3 m široká.

Průchod musí být volný zejména tam, kde jsou únikové dveře, rozvaděče pro elektřinu, přívod vody atd. Stejné pravidlo se vztahuje na veškerá protipožární vybavení, jako jsou např. hydranty, protipožární senzory atd.

Pokud je stánek podle plánku umístěn v blízkosti skleněné plochy nebo zdí budovy, je nutné, aby byl postaven minimálně 150 cm od této plochy. Žádné hořlavé materiály nesmí být umístěny v blízkosti této plochy. Za tímto prostorem musí být vždy volno a žádný materiál zde nemůže být skladován.

Organizátor akce je povinen předložit atesty o nehořlavé úpravě materiálů a vystavovaného zboží.

Ve všech prostorách pavilonů je všeobecně zakázáno používat, skladovat nebo manipulovat s jakýmkoliv hořlavým materiálem nebo takovými předměty jako jsou hořáky, vařiče nebo přenosné topení, tlakové nádoby naplněné propanbutanem nebo jiným stlačeným plynem.

Organizátor akce zodpovídá za to, že nepřekročí maximální počet osob určený pro jednotlivé prostory.
Broušení, svářečské práce, práce s otevřeným ohněm apod. podléhají předem souhlasu bezpečnostního technika Výstaviště Brno nebo velitele HZS.

GDPR

Z celé akce budou pořízeny fotografie a záznamy, které naleznete na webových stránkách, na profilech sociálních sítích a v materiálech Silniční konference a České silniční společnosti z.s.. Správcem osobních údajů je Česká silniční společnost z.s. a záznamy jsou pořízeny za účelem marketingové propagace. Potvrzením účasti na registraci udělujete správci souhlas se zpracováním osobních údajů. V případě otázek a informací využijte prosím e-mail: info@silnicnikonference.eu.

Kontakty

Rezervace výstavní plochy
Ing. Michal Sirovátka, m.sirovatka@silnicnispolecnost.cz, +420 724 365 943

Partnerství
Ing. Jana Rosenbergerová, jana@thema-exhibitions.com, +420 720 464 281

Registrace, objednávky cateringu, hostesky
Ing. Zuzana Neckářová, zuzana@thema-exhibitions.com, +420 724 201 432

Technická realizace, přívody, schválení expozice
Andrea Bartošová, andrea@thema-exhibitions.com, +420 602 287 169
Pavla Šimůnková, pavla@thema-exhibitions.com, +420 603 173 560