Instrukce pro vystavovatele

ORGANIZAČNÍ A TECHNICKÉ POKYNY

The English version of the technical and organizational guidelines is available for download at the bottom of this page.

ORGANIZAČNÍ A TECHNICKÉ POKYNY PRO VYSTAVOVATELE

Konference: 20. – 21. října 2026  |  Předání expozic: 19. října 2026

Dokument pro vystavovatele a jejich dodavatele. Prosíme o předání relevantních pokynů také dopravcům, montážním týmům a cateringovým společnostem.

1. Místo konání
Kongresové centrum Praha (KCP)
5. května 1640/65
140 21 Praha 4  –  Nusle
Česká republika

2. Harmonogram a provoz vstupů
2.1 Pondělí 19. října – dokončení a předání expozic
Provoz vstupu do KCP: 8:00 – 20:00.

Vstup do Kongresového centra Praha bude v pondělí 19. října umožněn hlavními vchody č. 2 a 3 v přízemí budovy, případně personálním vchodem č. 11.

V průběhu dne probíhá dokončování instalací a předání stánků. Při převzetí doporučujeme zkontrolovat stav expozice, vybavení, grafiku, elektrické přípojky a další objednané služby. Případné nedostatky prosíme nahlásit na místě.

Vystavovatele, jejichž expozice zajišťuje společnost THEMA: EXHIBITIONS, žádáme, aby si své stánky převzali v pondělí 19. října 2026, ideálně nejpozději do 18:00 hodin.

2.2 Úterý 20. října – první konferenční den
Provoz vstupu do KCP: 8:00 – 1:00 následujícího dne.

Program:
08:00 – 08:45 – Registrace a ranní káva (Foyer – přízemí / ZOOM – 1. patro)
08:45 – 09:05 – Slavnostní zahájení konference (Kongresový sál – vstup z 1. patra)
11:35 – 11:55 – Dopolední coffee break (ZOOM – 1. patro)
13:15 – Zahájení doprovodné výstavy a posterových sekcí (Stánek ŘSD – 2. patro)
13:15 – 14:30 – Oběd (4. patro KCP)
16:00 – 16:30 – Odpolední coffee break (4. patro KCP)
od 19:00 – Vstup na společenský večer (ZOOM – 1. patro)

Charitativní basketbalová výzva na podporu Nadace Dobrý skutek
V rámci doprovodného programu Silniční konference 2026 bude v úterý 20. října ve venkovním výstavním prostoru KCP, u hlavních vstupů č. 2 a 3, probíhat charitativní basketbalová výzva ve spolupráci s USK Praha.

Zveme všechny vystavovatele a účastníky konference, aby si přišli vyzkoušet střelbu na basketbalový koš a zároveň podpořili Nadaci Dobrý skutek. Dobrovolný finanční příspěvek bude možné zaslat prostřednictvím QR kódu umístěného přímo u basketbalového stanoviště.

Přijďte si zasoutěžit a společně podpořit dobrou věc!

2.3 Středa 21. října – druhý konferenční den
Provoz vstupu do KCP: 8:00 – 13:00.

Program:
08:30 – 10:00 – Welcome coffee break (4. patro KCP)
08:45 – 12:15 – Studentské dopoledne (Konferenční a výstavní prostory KCP)
12:00 – 13:30 – Oběd společně se studenty (4. patro KCP)

Demontáž expozic je možné zahájit nejdříve ve středu 21. října od 15:30

3. Návoz, vykládka, nakládka a doprava materiálu
3.1 Vjezd do návozové zóny a vratné kauce
Vykládka a nakládka během montáže a demontáže bude koordinována. Vjezd do návozové zóny je umožněn po složení vratné kauce, pravidla se vztahují i na doručování zásilek a vybavení expozic.

Vozidlo do 3,5 t

  • Vratná kauce 1 000 Kč / 50 EUR
  • Časový limit 1 hodina

Vozidlo nad 3,5 t

  • Vratná kauce 2 000 Kč / 100 EUR
  • Časový limit 2 hodiny

Kauce se vrací při dodržení stanoveného časového limitu. Za každou další započatou hodinu činí poplatek 500 Kč.

Pokud potřebujete na stánek dopravit pouze menší a lehčí věci, doporučujeme zaparkovat přímo v garážích KCP a dopravit je na expozici osobními výtahy. Tento postup bývá jednodušší než využití návozové zóny.

V případě přepravy menšího množství materiálu (např. několika krabic) doporučujeme vystavovatelům přivézt si vlastní manipulační vozík, který usnadní přepravu materiálu z vozidla přímo na expozici. Manipulační vozíky nejsou na místě k dispozici k zapůjčení.

Všichni účastníci pohybu v návozových trasách jsou povinni nosit reflexní vestu. Vestu je možné použít vlastní, případně si ji zapůjčit na vrátnici u návozové trasy oproti záloze 100 Kč / ks.

3.2 Nákladní výtahy a přístupová trasa
Nákladní výtah K obsluhují pověření pracovníci KCP. Nákladní výtah G lze pro předem ohlášené průběžné zásobování během konference obsluhovat samostatně za podmínek KCP.

Přístupová trasa k nákladním výtahům K a G: šířka 220 cm, výška 225 cm.

Výtah K

  • Hloubka 5,00 m
  • Šířka 2,40 m
  • Výška 2,50 m
  • Maximální nosnost 5000 kg

Výtah G

  • Hloubka 2,85 m
  • Šířka 2,00 m
  • Výška 2,50 m
  • Maximální nosnost 2000 kg

3.3 Limity návozové trasy

Vykládka přímo u nákladních výtahů je možná pouze pro vozidla splňující všechny následující limity:

  • Výška: max. 3,30 m
  • Šířka: max. 3,50 m
  • Délka: max. 10 m
  • Celková hmotnost včetně nákladu: max. 10 t

Vozidla překračující některý z limitů musí materiál vyložit před návozovou zónou. Následný přesun je nutné zajistit ručně nebo pomocí vozíků.

Spediční služby lze předem objednat u společnosti DSV, oficiálního speditéra výstav a kongresů v KCP. DSV zajišťuje manipulaci, přepravu i případné skladování obalů. Kontakt: Robin Veselý, robin.vesely@dsv.com, +420 739 340 694.

3.4 Zásobování stánků během konference – catering a zásilky
Pokud vystavovatel spolupracuje s vlastní cateringovou společností nebo potřebuje během konference doručit na stánek další zásilku, občerstvení či materiál, může využít nákladní výtah G.

Výtah G lze pro tento účel ovládat samostatně, jeho použití je však nutné předem nahlásit zástupkyni KCP, paní Lucii Křečkové, +420 739 539 256. Prosíme, informujte o této povinnosti také své externí dodavatele. Zásobování nesmí narušovat pohyb účastníků ani konferenční program.

4. Průběh výstavy a registrace
Vstup na výstavu je umožněn pouze řádně registrovaným osobám s příslušnou visačkou.

4.1 Registrace vystavovatelů

Pondělí 19.10. – Předregistrace 13:00 – 18:00
Úterý 20.10. – Registrace 8:00 – 20:00

Registrace se nachází v přízemí KCP u hlavních vstupů č. 2 a 3. Visačka bude vydána na jméno a společnost. Případné doobjednané služby (catering či společenský večer) budou na visačce příslušně vyznačeny.

Obsluha stánku musí nosit visačku viditelně po celou dobu přítomnosti. Základní vystavovatelská visačka opravňuje ke vstupu na výstavu, nikoli na odborný konferenční program. Vstup na catering a společenský večer je možný jen při příslušném oprávnění.

4.2 Registrace delegátů

Pondělí 19.10. – Předregistrace 13:00 – 18:00
Úterý 20.10. – Registrace 8:00 – 20:00
Středa 21.10. Registrace 8:00 – 12:00

Registrace probíhá v přízemí KCP u vstupů č. 2 a 3. Delegáti jsou řazeni podle počátečních písmen příjmení, registrační pulty budou odpovídajícím způsobem označeny. Každý delegát obdrží jmennou visačku a konferenční materiály nebo poukaz k jejich vyzvednutí.

Delegátská visačka opravňuje ke vstupu na odborný program, výstavu, coffee breaky, obědy a společenský večer 20. října. Visačku je nutné nosit viditelně.

Během prvního konferenčního dne si mohou delegáti v přízemí KCP na vyhrazeném stanovišti zapůjčit sluchátka pro tlumočený program. Sluchátka budou vydávána na základě naskenování QR kódu delegátské visačky. Po skončení programu je nutné sluchátka vrátit na stejné místo.

5. Doprava a parkování
Parkování je možné v podzemních garážích KCP nebo na dalších vyhrazených parkovacích plochách. Přístup k budově je také od stanice metra Vyšehrad.

Orientační ceny parkování: 50 Kč/hod., maximálně 550 Kč/24 hod., každá další hodina po 24 hodinách cca 20 Kč.

Parkovací kapacita
Garáže KCP – 74 míst, uváděná maximální výška 3,6 m
Garáže BCV – Business Centre Vyšehrad – 24 míst, uváděná maximální výška 3,6 m
V okolních ulicích platí parkovací zóny. Další parkovací možnosti nabízí například obchodní centrum Arkády Pankrác.

5.1 Městská hromadná doprava

  • Metro: linka C, stanice Vyšehrad, přibližně 2–3 minuty pěšky.
  • Tramvaj: zastávky Pražského povstání nebo Vyšehrad, v docházkové vzdálenosti.

Informace o spojích: https://pid.cz/

6. Ostatní informace pro vystavovatele
6.1 Technický servis pro vystavovatele

Po dobu konání konference bude vystavovatelům k dispozici stanoviště technického servisu v přízemí KCP, na opačné straně registrační zóny.
Na technický servis se můžete obracet s případnými připomínkami, technickými požadavky či provozními záležitostmi týkajícími se Vaší expozice.
Pracovníci technického servisu Vám pomohou s řešením požadavků nebo zajistí jejich předání příslušným odpovědným osobám.

6.2 Elektrické přípojky
Přes noc bude v celém výstavním prostoru vypnut přívod elektrické energie s výjimkou 24hodinových okruhů určených například pro chladicí zařízení. Standardní dodávky elektřiny budou zapnuty 30 minut před zahájením výstavy a vypnuty 15 minut po jejím ukončení.

6.3 Mycí servis
Mycí servis funguje na vyžádání: po zavolání pracovníci přijedou na stánek, převezmou použité nádobí a po umytí je vrátí. Kontakt na servis bude k dispozici 20. října, pokud jej neobdržíte, obraťte se na technický servis v přízemí.

6.4 Generální a denní úklid
Úklid je poskytován vystavovatelům, kteří si jej objednali. Probíhá po dokončení stavby a následně ve večerních hodinách po výstavních dnech. Zahrnuje vysátí koberce, otření povrchů a vynesení odpadu. Veškeré služby nad rámec objednaného úklidu jsou účtovány samostatně. To se vztahuje také na průběžné vynášení odpadu během konferenčního dne, které není součástí standardního úklidu expozice. V případě požadavku na tuto službu se prosím obraťte na technický servis v přízemí.

6.5 Catering – doručení objednávek na expozice

V případě objednávky cateringu prostřednictvím společnosti THEMA: EXHIBITIONS bude zajištěno doručení přímo na jednotlivé expozice následovně:

  • Čerstvý catering: Bude doručován v objednaný den, standardně v ranních hodinách mezi 8:00 a 9:00, dle předem sjednaných požadavků.
  • Produkty z MAKRO: Objednané produkty budou doručeny přímo na jednotlivé expozice již v pondělí 19. října 2026 v dopoledních hodinách.

6.6 Konferenční aplikace

V letošním roce je k dispozici opět Konferenční aplikace. Doporučujeme její stažení kvůli aktuálním informacím. Co aplikace obsahuje?

  • aktuální program – možnost vytvoření vlastního programu dle vybraných přednášek,
  • notifikace – budete upozorňováni na změny v programu, zajímavé přednášky a dění v průběhu akce,
  • sborník ke stažení,
  • rozšířené profily partnerů,
  • rastr výstavy a mapa sálů,
  • networking – vytváření nových obchodních kontaktů,
  • seznam účastníků,
  • online hodnocení, ankety,
  • přihlašování na exkurzi.

Aplikaci stahujte přes QR kód:

6.7 Dohled nad výstavou a bezpečnost
Organizátor zajišťuje obecnou ostrahu výstavních prostor mimo otevírací dobu. Individuální ostraha jednotlivých expozic není součástí této služby. Doporučujeme cennosti zabezpečit a během nepřítomnosti personálu uzamknout. Odpovědnost za škody se řídí příslušnými smluvními a právními podmínkami.

6.8 Uskladnění prázdných obalů
Prázdné obaly, krabice, přepravky ani jiný materiál nesmějí být ponechány v uličkách nebo za stánky. KCP může odstranění takových předmětů vyúčtovat. Pro skladování obalů je možné kontaktovat spediční společnost DSV.

6.9 Pojištění
Vystavovatel zajišťuje pojištění vystavovaných předmětů, zboží a vybavení podle svých potřeb. Za zabezpečení a případné pojištění vlastních exponátů odpovídá vystavovatel, odpovědnost dalších subjektů se řídí platnými právními a smluvními podmínkami.

6.10 Bezplatné Wi-Fi připojení
V rámci konference je k dispozici bezplatné internetové připojení.

Název sítě: VIAKONTROL CONFWIFI
Heslo: Silnicka2026

Děkujeme za podporu Wi-Fi sítě.

6.11 Šatny
Šatny jsou k dispozici v přízemí Kongresového centra Praha.

Provoz šaten
Úterý 20.10. – 8:00 – 1:00 následujícího dne
Středa 21.10. – 8:00 – 13:30

7. Bezpečnost a požární ochrana
Všechny osoby jsou povinny dodržovat české právní předpisy a provozní pravidla KCP v oblasti BOZP, požární ochrany, hygieny a životního prostředí.

  • Ve všech prostorách KCP platí zákaz kouření a manipulace s otevřeným ohněm, kouření je možné jen ve vyhrazených prostorách.
  • Používání a skladování hořlavin, tlakových nádob, vařičů, topidel, pyrotechniky a obdobných zařízení vyžaduje předchozí výslovné schválení odpovědnou osobou KCP.
  • Únikové cesty, východy, chodby, rozvaděče, hydranty a požární zařízení musí zůstat trvale přístupné. Expozice musí odpovídat schválenému půdorysu.
  • V blízkosti skleněných ploch a konstrukcí budovy je nutné dodržet požadovaný odstup minimálně 150 cm, v této zóně nesmí být skladován materiál.
  • Na vyžádání je vystavovatel povinen doložit požárně technické vlastnosti použitých materiálů. Svářečské, brusné a řezací práce vyžadují předchozí schválení.
  • Vozidla na LPG/CNG nebo jiný stlačený plyn nesmějí parkovat v podzemních garážích KCP.
  • Vystavovatel odpovídá za seznámení vlastních pracovníků a dodavatelů s bezpečnostními předpisy, udržování pořádku a uvedení prostoru po skončení akce do původního stavu.

8. Fotografie, videozáznamy a osobní údaje
V průběhu akce mohou být pořizovány fotografie a audiovizuální záznamy pro dokumentaci a propagaci Silniční konference a České silniční společnosti z. s. Informace o zpracování osobních údajů a uplatnění práv poskytuje organizátor na e-mailu info@silnicnikonference.eu.

Kontakty

Rezervace výstavní plochy
Ing. Michal Sirovátka, m.sirovatka@silnicnispolecnost.cz, +420 724 365 943

Partnerství
Ing. Jana Rosenbergerová, jana@thema-exhibitions.com, +420 720 464 281

Registrace, catering, hostesky
Ing. Zuzana Neckářová, zuzana@thema-exhibitions.com, +420 724 201 432

Technická realizace, přívody, schvalování
Andrea Bartošová, andrea@thema-exhibitions.com, +420 602 287 169

Technická realizace
Pavla Šimůnková, pavla@thema-exhibitions.com, +420 603 173 560

Spediční služby
Robin Veselý, robin.vesely@dsv.com, +420 739 340 694

Koordinace využití výtahu G
Lucie Křečková, KCP, +420 739 539 256

Instrukce pro vystavovatele v pdf. › Technical and organizational guidelines ›